Cumplir con el registro de accionistas y beneficiarios finales requiere tiempo, dinero y contratar un notario público en caso de delegar el trámite.

Para la declaración se solicita información muy detallada por lo cual es necesario tener documentos de la sociedad a mano. Además, el proceso para completar el formulario electrónico puede tardar más de una hora, comentaron varios especialistas tributarios consultados por La Nación.

El trámite se hace en la plataforma de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, administrada por el Banco Central de Costa Rica (BCCR).

Para comenzar la declaración, el presidente de la sociedad debe contar con el kit completo de firma digital (tarjeta, PIN, lector de tarjeta y certificado).

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La firma se puede obtener en 18 entidades financieras y su costo oscila entre ¢35.000 y los ¢68.000, dependiendo del lugar y si la persona es cliente o no. En algunos bancos, las citas se están entregando para noviembre debido a la alta demanda.

La declaración de accionistas puede delegarse a otro miembro de la sociedad, o a un tercero autorizado con un poder especial otorgado por un notario público, explicó Carlos Vargas, director de Tributación.

Guillermo Sandí, director ejecutivo de la Dirección Nacional de Notariado, explicó que la función del notario es ingresar a la plataforma y registrar a la persona que suministrará la información a nombre de la sociedad y adjuntar la documentación que respalda dicho poder.

Este servicio cuesta ¢84.750, que incluye la tarifa mínima de ¢75.000 más el 13% del impuesto sobre el valor agregado (IVA).

Los propietarios de 355.268 sociedades deben realizar el registro de accionistas para lo cual tienen plazo hasta el 31 de enero del 2020. Quienes incumplan con el trámite pueden recibir una sanción hasta de ¢44,6 millones y el Registro Nacional le negará certificaciones o documentos hasta que se haga la declaración.

Documentos indispensables

Al momento de hacer la declaración, se debe tener la personería de la sociedad actualizada, con el fin de verificar el capital social de la sociedad que contiene el número de acciones y el valor de las mismas, explicó Bernardo van der Laat, jurista de BLP Abogados.

“La fecha de adquisición de las acciones, el número de acciones y el capital social deberían de constar en el libro de registro de acciones, pero a veces pasa que está desactualizado; tener la personería del Registro Nacional es una buena práctica”, recomendó Van der Laat.

La personería jurídica es una certificado que emite el Registro, cualquier persona puede obtenerla en dicha institución o incluso desde su sitio web.

La declaración también obliga a detallar el nombre, número de cédula, correo electrónico y teléfono de todos los accionista de una sociedad, así como la fecha en que fueron adquiridas acciones.

“Si uno de los accionistas es otra sociedad se ocupa la personería de esa otra persona jurídica y el libro de registros de socios. Esto porque se ocupa saber cuántas acciones tiene”, recalcó Briget Durán, abogada tributaria de ICS Abogados.

En el caso de que una sociedad no cuente con el libro de registro de acciones, un notario puede realizar la reposición de dicho documento, destacó Durán.