Las compañías están enviando de viaje a sus empleados otra vez. Sin embargo, con los costos casi de nuevo en los niveles anteriores a la recesión están probando varias tácticas para controlar el gasto.
Cerca de un quinto de los viajeros por negocios operan bajo programas obligatorios de viaje, los cuales estipulan el uso de aerolíneas, hoteles y agencias de renta de vehículos seleccionados por el empleador, según el Estudio 2012 del Viajero de Negocios Mundial, de la Asociación y Fundación de los Viajes de Negocios Mundiales, patrocinado por Concur.
Aproximadamente un tercio trabaja para una compañía que no prefiere a algún vendedor de viajes, encontró el análisis.
El resto, casi la mitad de los viajeros de negocios, está en medio: el empleador los alienta a usar aerolíneas, hoteles y agencias de renta de vehículos específicas, pero no es obligatorio.
Sin embargo, además de tratar de tener un control más directo de los gastos de viaje, las compañías recurren a otros métodos para mantener bajas esas cuentas.
Destacan el uso de equipo de videoconferencias, ofrecer hoteles menos caros dentro de la misma marca y bajar la asombrosa cantidad de empleados que se envían a una reunión.
Ya retornaron hasta los viáticos diarios, que casi habían desaparecido hace una década, dijo Bjorn Hanson, un decano divisional del Centro Tisch de Administración de la Hospitalidad, el Turismo y los Deportes de la Universidad de Nueva York.
Los precios de los viajes aumentaron en el 2007, luego cayeron los dos años siguientes. Empezaron a volver a subir en 2010, dijo Hanson, y se espera que continúen incrementándose este año del 4% al 6%, dependiendo del sector y la región. Sin embargo, aun con los costos más elevados, ya retornó el viaje de negocios.
El mercado total de los viajes corporativos en Estados Unidos – definido como el ingreso por viajes corporativos en aerolíneas, renta de vehículos y hoteles– creció de $72.400 millones en el 2009 a $90.700 millones en el 2011, aunque todavía no retorna a los $98.300 millones del 2008, según la firma de investigación PhoCusWright. Se espera que los ingresos crezcan un 6% este año, a unos $96.000 millones.
Para vigilar más el gasto, algunas firmas crearon perfiles individuales en sus sistemas de reservas por Internet. “Si tratas de hacer algo fuera de la política, el sistema envía un mensaje a tu gerente”, explicó Christa Degnan Manning, directora de investigación de American Express Global Business Travel.
Muchas compañías negocian descuentos en boletos de avión, habitaciones de hotel y renta de coches por medio de una agencia de viajes o directamente con las compañías de viajes prometiéndoles cierta parte del mercado.
Si se reservan demasiados boletos de avión, habitaciones o coches en renta fuera de estos proveedores preferidos estos pueden ser renuentes a negociar bajas tarifas en un futuro, dijo Jay Ellenby, el presidente y director ejecutivo de Safe Harbors Business Travel Group, en Bel Air, Maryland.
Por ejemplo, las tarifas negociadas por habitación pueden incluir servicios como desayuno y acceso a Internet, de tal forma que al compararlos con los precios directos para el consumidor es importante distinguir la tarifa versus el valor, apuntó John R. Hach, vicepresidente senior de administración mundial de productos en TravelClick, un proveedor de servicios de comercio electrónico en Nueva York.
Las diferencias de costos pueden ser engañosas. Podría parecer más baja la tarifa en un aparato móvil, pero, por ejemplo, podría ser por un boleto no reembolsable.
O el costo presentado en un sitio web de renta de coches puede no incluir el seguro por choque y robo que se proporciona con la tarifa corporativa.
Si, pero... Sin embargo, aunque las empresas tratan de limitar los gastos de viajes, también buscan evitar que las perciban como demasiado estrictas. “Usted tiene que ser gentil, amable y también educar”, dijo Jim McMullan, un gerente de viajes mundiales en Research Triangle Institute en Carolina del Norte.
“Quiere que se perciba al lugar como un buen lugar para trabajar”, añadió McMullan: “No estoy aquí para que dejen de viajar. Estoy aquí para asegurar que gasten el dinero para viajes en forma inteligente”.
Una de las formas en las que algunas corporaciones (y el gobierno federal) endulzan el viaje para los empleados es permitirles conservar sus puntos por lealtad, incluidas las millas por viajero frecuente y puntos en hoteles.
Algunas corporaciones piden a sus empleados que reserven los viajes mediante el canal corporativo. Hewlett-Packard, por ejemplo, tiene cerca de 300.000 empleados en todo el mundo y un tercio de ellos viaja por negocios, dijo Maria Chevalier, la directora mundial de viajes y servicios para reuniones.
Con un presupuesto anual para viajes y entretenimiento de $1.300 millones, HP usa su enorme volumen de boletos de avión, hoteles y renta de coches para asegurar tarifas negociadas.
Las agencias de viajes garantizan equiparar una cuota o una tarifa si un viajero encuentra una más baja en la misma aerolínea, el mismo hotel o la misma agencia de renta de vehículos, dijo Chevalier. Aunque es importante el valor de los dólares gastados, “la seguridad del viajero es primero”, dijo.