Un total de 726.785 ofertas de servicio para laborar en el Gobierno hacen fila para su revisión en la Dirección General del Servicio Civil (DGSC).
Se trata de miles de currículos de profesionales de todas las carreras, menos las de Educación, que 15 encargados del área de reclutamiento tienen pendientes de revisar en forma manual.
También es manual todo el proceso que debe superar el interesado para quedar, finalmente, en un registro de elegibles que le permitirá aspirar cuando quede vacante una plaza en uno de los 45 ministerios e instituciones adscritas al Servicio Civil.
En promedio, una persona que ingrese su perfil al sistema de Reclutamiento Abierto y Permanente (RAP) espera cerca de un año y medio, o más, para que en la DGSC pueda realizar una revisión preliminar de su oferta de servicios.
La revisión de estos expedientes se hace conforme el orden en que vayan ingresando.
La Contraloría General de la República (CGR) señaló, en un informe del 24 de febrero de este año, que la situación en el Servicio Civil constituye en una “debilidad” por cuanto la tardanza para incluir nuevos oferentes en el registro de elegibles "limita la oferta de sujetos posiblemente idóneos para satisfacer la necesidad de recursos de las instituciones sujetas al Régimen del Servicio Civil”.
O sea, no se sabe si la persona que se contrató en una determinada entidad pública es la mejor, puesto que no se revisaron todas las ofertas y a todos los candidatos.
“Además, genera incertidumbre en la persona interesada en ingresar al Servicio Civil, pues una vez ingresada su oferta, desconoce el tiempo que tardará la DGSC para la revisión de la misma, aumentando a su vez la existencia de riesgos de oportunidad sobre el contenido de la oferta”, manifestó el órgano contralor en su informe DFOE-PG-IF-00001-2020.
En cuanto a la presa de currículums sin revisar en la Dirección General de Servicio Civil, la Contraloría considera que esta se generó luego de que la Sala IV ordenara a esa dependencia crear un sistema de Reclutamiento Abierto y Permanente (RAP) disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año.
Dicha medida pretende que las personas interesadas puedan participar en igualdad de condiciones para optar por el ingreso al registro de elegibles. Antes, el reclutamiento se hacía solo cuando quedaban puestos disponibles.
El RAP entró en funcionamiento el 20 de noviembre de 2017, otorgando la posibilidad al ciudadano de subir a la web un perfil digital con el propósito de dotar a la gestión del recurso humano de mayor transparencia e igualdad mediante el sistema de reclutamiento.
Del 20 de noviembre a la fecha, ingresaron a esa plataforma un total de 1.043.902 ofertas de servicios que correspondían a 59.047 personas (el RAP permite a la persona ingresar su perfil en todas las líneas de oferta o puestos que considere aplicables).
Sistema manual
Alfredo Hasbum, director del Servicio Civil, explicó que si bien se modificó el sistema de reclutamiento para lograr mayor transparencia y democratización, este cambio no vino acompañado de una mejora tecnológica que hiciera frente al volumen de ofertas de servicio.
“El resto del sistema tecnológico sigue siendo el mismo; un sistema de hace décadas donde el proceso es absolutamente manual. Esta dirección tiene un rezago tecnológico de décadas.
”En el Servicio Civil no se puede pedir una renovación de equipos, la computadoras que tenemos son desechos de otras instituciones; desde hace unos nueve años años no hay presupuesto para renovar computadoras”, manifestó el funcionario.
Tal situación explica la lentitud para revisar los datos de los miles de oferentes.
En una primera etapa, las ofertas pasan por una validación de los atestados académicos y de las certificaciones de experiencia, la cual realiza manualmente la Unidad de Administración de Concursos (UAC) del Área de Reclutamiento y Selección de Personal.
Una vez efectuada la revisión preliminar, se convoca al oferente a la realización de pruebas, en lápiz y papel, por parte de la Unidad de Sistematización y Estandarización para la Evaluación de la Idoneidad (Useei).
Ese día, el oferente debe llevar en un disco compacto las copias de los atestados (títulos, certificaciones, cartas de recomendación, etc)que incluyó en su oferta de servicios. El sistema informático no permite subir digitalmente esos documentos.
Cuando las pruebas han sido aplicadas se califican, una por una, de forma manual.
La Useei remite la información de las personas que aprobaron las pruebas a la UAC. Una vez allí, el personal revisa y compara manualmente la información incluida en la oferta de servicios original con la aportada en el disco compacto.
“La DGSC realiza un trabajo manual en las etapas del proceso de registro de nuevos oferentes, incluyendo la asignación de puntos adicionales, resultando que este proceso carece de herramientas para la automatización y el respaldo en línea de la información suministrada por los oferentes.
”Además, es importante indicar que las herramientas utilizadas para el procesamiento de los datos ingresados al RAP, son las mismas que se han tenido en la institución desde el 2011, cuando el sistema no era sometido a altos volúmenes de trabajo, y que además podría no ser el sistema óptimo para la nueva realidad de la institución”, indicó la Contraloría.
¿Cómo llega un oferente al registro de elegibles?
Una persona que ingrese su perfil al sistema de Reclutamiento Abierto y Permanente (RAP) dura cerca de un año y medio, o más, para que en Servicio Civil apenas revise su información de forma preliminar.
FUENTE: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (CGR). w. s. INFOGRAFÍA / LA NACIÓN.
Muertos en registro de elegibles
La Contraloría detectó que el registro de elegibles que el Servicio Civil maneja en sus dos sistemas informáticos (Sapres y Sageth) contiene ofertas sin una caducidad periódica defina y que ello provoca una acumulación de datos desactualizados.
La desactualización es tanta que dentro del registro hasta hasta personas fallecidas, quienes son convocadas a entrevistas a las que obviamente “no llegan”. Al respecto, la Contraloría hizo un cruce con los datos del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) y determinó:
“En el registro de elegibles que mantiene la DGSC se encuentran 106 candidatos reportados como fallecidos por la Dirección General del Registro Civil, resultando que a estas personas se asocian un total de 308 ofertas de servicios correspondientes a 29 clases de puestos.
”En el caso del Sapres (Sistema Automatizado para el Reclutamiento y la Selección de Personal de la DGSC) la cantidad de casos como el indicado ascendió a 31 personas”, explicó la CGR.
Adicionalmente, el ente contralor determinó que se han enviado en nóminas a 14 personas que tenían en promedio 2,47 años de aparecer reportadas como fallecidas en el Registro Civil, de las cuales en 10 casos las Ogereh (Oficinas de Gestión de Recursos Humanos de las instituciones adscritas al Servicio Civil) señalaron que estas personas no se presentaron a la entrevista.
También, se identificó un caso de candidato fallecido enviado en nómina, que se registró en el sistema Sageth (Sistema Automatizado de Gestión del Empleo y el Talento Humano del Servicio Civil) con el estado de que no aceptó las condiciones del puesto, así como, el caso de un individuo que aparece con un estado de que sí aceptó el puesto, ambos en fecha posterior a la que el Registro Civil reporta como fecha de su deceso.
“La situación antes descrita se debe a la inexistencia de procesos formalmente establecidos para generar la actualización del registro de elegibles ni para depurar el mismo mediante el uso de la figura de la caducidad. En ese sentido, la DGSC no ha establecido mecanismos como los convenios con las entidades que le podrían facilitar información para la actualización automática de los datos contenidos en el registro de elegibles, tales como el Registro Civil, la Caja Costarricense del Seguro Social, los Colegios Profesionales, la Contraloría General de la República, entre otras instituciones que se puedan determinar como parte de un proceso de valoración de riesgos”, dijo la CGR.
La Contraloría explicó que el 92,4% del total de personas que componen el registro de elegibles ubicado en el Sageth ha permanecido en el registro por entre 5 a 8 años. En el caso de SAPRES, en el registro de elegibles regular un total de 93,4% de los oferentes han permanecido más de 8 años en el registro (incluyendo 67 personas que han estado en el registro por 18 años); situación que, según la CGR, genera cambios significativos en la composición de los atestados y condiciones de la oferta.
Hasbum dijo que este tipo de revisiones de estos volúmenes de gente solo es posible si tiene un sistema tecnológico avanzado.Se necesitarían cerca de ₡1.000 millones para esto.
La DGSC tiene un presupuesto anual de cerca de ₡5.000 millones; el 95% del ese dinero se usa para el pago de salarios de los 195 funcionarios.