Opinión

Archivos, tecnología y gestión electrónica de documentos

Actualizado el 16 de agosto de 2013 a las 12:01 am

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Archivos, tecnología y gestión electrónica de documentos

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“Sin archivos, no hay acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas”. La afirmación fue una de las conclusiones a que llegaron los participantes del VIII Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica, organizado por la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y el Archivo General de la Nación de Colombia, realizado en la ciudad de Bogotá en la primera semana de julio.

Al reflexionar sobre esta afirmación, es imposible no pensar en el valor estratégico que tienen los archivos. Pero no se trata de cualquier archivo, sino de aquellos debidamente organizados, que lleven a cabo una gestión documental adecuada, y liderados por un archivista con formación profesional para la administración y gestión de los documentos. El cumplimiento de un mandato constitucional o de una ley específica es ineficaz, si no se cuenta con archivos debidamente organizados.

En relación con la importancia de los archivos es válido señalar que el profesional en archivística es esencial para garantizar el acceso a la información y la transparencia, y se convierte en un protagonista del proceso de transparencia en las instituciones públicas. Es lamentable señalar que, hoy en día, hay muchas instituciones públicas en nuestro país cuyas autoridades no reconocen la importancia de los archivos, de los documentos y de los archivistas, relegándolos al lugar más irrelevante de la organización.

Respecto a lo anterior, hay que preguntarse cómo una institución de servicio público puede cumplir eficientemente sus funciones, si no tiene a disposición los documentos que son la evidencia de las actuaciones de sus autoridades y su personal; y cómo puede tomar una decisión, si carece de los documentos que contienen los estudios técnicos, las estadísticas, el presupuesto, la normativa, etc. La respuesta es sencilla, lo hará sobre la improvisación y la ocurrencia, y le será muy difícil rendir cuentas sobre sus actuaciones.

Recurso invaluable. Por otra parte, llegó la era digital y, en el contexto del acceso a la información y de la transparencia en la gestión pública, los medios electrónicos son un recurso invaluable para una nueva forma de concebir las relaciones entre el Estado y los ciudadanos. La producción digital de documentos enfrenta varios desafíos: contar con sistemas de gestión electrónica de documentos, disponer de repositorios digitales confiables, garantizar la autenticidad de los documentos, facilitar el acceso, y contar con los recursos financieros y humanos necesarios. Justamente, para propiciar la reflexión y el análisis sobre algunas de estas cuestiones, se llevó a cabo el XXV Congreso Archivístico Nacional, denominado “Desafío archivístico: la gestión electrónica entre normas”, durante los días 22, 23 y 24 de julio, con más de 150 participantes y distinguidos conferencistas nacionales e internacionales.

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Los documentos de archivo son la base de la gestión documental. Estos documentos en cualquier soporte deben ser auténticos, accesibles y sujetos a la preservación, tomando en cuenta la vigencia administrativa y legal que dicte el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, órgano creado por ley con este propósito, así como el posible valor para la ciencia y la cultura que otorga la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en cuyo caso los documentos deben ser conservados permanentemente.

A manera de conclusión: los archivos deben estar presentes en la planificación y desarrollo de las iniciativas de gobierno digital, y en la ejecución de sistemas de acceso y transparencia de la gestión pública, lo cual traería como beneficio a la comunidad nacional disponer de más información para el ciudadano, más y mejores servicios, facilidad de acceso, reducción en el tiempo de respuesta a sus demandas, y una visión integral y eficiente en la prestación de los servicios.

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