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Ley obliga a firmas a poner en conocimiento de sus bases a la agencia de protección de datos

Empresas deben registrar sus listados de clientes y socios

Actualizado el 02 de agosto de 2016 a las 12:00 am

En caso de incumplimiento se exponen a multa de hasta ¢12,7 millones

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La ley 8.968 obliga a las empresas a extremar las medidas de seguridad de sus servidores, para reducir al máximo los riesgos de que los datos personales que ahí se guardan sean vulnerados por terceros externos. | MELISSA FERNÁNDEZ. FOTO CON FINES ILUSTTRATIVOS.

Todas las empresas que poseen registros de clientes y socios deberán inscribirlos y ponerlos a disposición de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab) en los próximos meses.

Ese ente, adscrito al Ministerio de Justicia, comenzará a partir del próximo año a tomar acciones para obligar a las firmas e incluso entidades públicas que tengan listados a inscribirlos y ponerlos a su disposición.

“Iniciaremos las gestiones para que ya de oficio, llamemos por sectores a las empresas y entidades públicas que podrían tener bases de datos que deberían estar inscritas ante la Agencia, para que se ordenen conforme a la ley” explicó Mauricio Garro, jerarca de la Prodhab.

En caso de incumplimiento, la Agencia tiene la potestad de imponer sanciones de hasta ¢12,1 millones de colones, como lo establece la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (n° 8.968), que entró en vigor desde el 2011.

Aunque desde ese año está en vigor la obligación de inscribir todas las bases que manejan información de personas físicas, a la fecha solo se han puesto en regla 69 compañías, y otras 6 están en trámite.

Sin embargo, la Prodhab estima que en el país se manejan unas 5.000 bases de datos.

Las empresas a las que se les solicitará demostrar su estatus se elegirán mediante un protocolo ya definido, del cual Garro evitó adelantar detalles. Serán compañías costarricenses, representantes de los mayores sectores productivos.

Aunque la idea es que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) también se ajusten a la normativa, de momento no están en la mira de la Prodhab.

“Así como hay quienes de buena voluntad se han puesto a disposición, no se puede tratar igual a quien por la fuerza haya que jalarlo para que se formalice”, explicó Garro.

Mientras el proceso de registro avanza, la Agencia se ha dedicado a atender denuncias por eventuales violaciones a la información personal.

Obligación. Aunque la ley establece que las empresas e instituciones públicas deben dar acceso a la Agencia a sus listados, la medida no se aplica de inmediato para reducir riesgos en el manejo de los datos.

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Por esa razón, explicó Tatiana Barboza, vocera de la Prodhab, el registro consiste básicamente en reportar la existencia del listado, pero en caso de que sea necesario, la Agencia podrá ingresar a los datos.

El trámite tiene un costo de $200 y quedan fuera de los registros las planillas y las libretas de contactos.

Además de estar inscritas, las bases de datos que se manejan en el país deben cumplir con otros requisitos.

Por ejemplo, estar protegidas con suficientes controles para reducir al mínimo la posibilidad de que alguien ingrese a ellas de manera ilegítima, y altere o sustraiga los datos que ahí se almacenan.

Además, cualquier dato que desee inscribirse debe obtenerse con el consentimiento expreso e informado del titular de la información.

Hacer conciencia. Para Mauricio Garro hace falta que las personas comprendan la importancia de resguardar su información.

También que comprendan que, si desean denunciar ante la Prodhab a alguna empresa o institución, hay que adjuntar pruebas del daño.

Por ejemplo, se puede presentar una queja por considerar que los mensajes de texto de alguna compañía son excesivos y hasta acosadores, es necesario incluir evidencia de que su privacidad está siendo comprometida, como capturas de pantalla del celular.

“No se trata de que papá Agencia me resuelva todo, sino que yo colaboro y si efectivamente se determina que ha habido una actividad sancionable, como ha habido casos, se sanciona”, explicó.

Garro informó de que la Agencia trabaja en una campaña sobre buenas prácticas para la protección de datos que se lanzará de forma paralela a los procedimientos contra empresas.

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