vigencia de firma digital
Conservación de documentos electrónicos es reto para país
Instituciones deben definir si el papel desaparece y qué van a guardar
Archivo Nacional advierte que la solución por ahora es complicada y cara
A los 18 kilómetros de documentos en papel que custodia el Archivo Nacional pronto comenzarán a sumarse discos compactos, discos digitales versátiles (DVD) o los Blu-ray disc, que son discos ópticos de nueva generación.
Aunque los últimos tipos son producto de las nuevas tecnologías, no hay ninguna seguridad de que soporten tanto tiempo como los documentos en papel.
La razón es que a pesar de muchos avances, no se ha encontrado aún la forma de asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos o digitales.
“La evolución tecnológica digital ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas”, advirtió la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco) en octubre del 2003.
El tema cobra especial importancia en el país a la luz de la entrada en vigencia de la firma digital, en marzo próximo.
Con esa herramienta, muchos documentos que ahora están en papel porque requieren la firma del interesado, serán electrónicos. La firma digital tiene equivalencia funcional y presunción de autoría.
Es decir, es válida como la firma manuscrita y supone que viene del propietario.
Con la masificación de la firma digital es de esperar que muchos documentos que se generen electrónicamente reciban la calificación de patrimonio y pasen a custodia del Archivo Nacional.
Otros quedarán bajo custodia de instituciones públicas o privadas por algún tiempo, porque así lo obliguen las leyes.
Para tener una idea, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, número 8454, establece que son válidos los documentos electrónicos con firma digital para formalización y ejecución de contratos.
También para expedientes judiciales y administrativos, inscripción de documentos en el Registro Nacional e incluso protocolos notariales.
No obstante, como advierte la directora del Archivo Nacional , Virginia Chacón, no existe todavía una estrategia nacional para enfrentar el reto de conservar todos estos documentos electrónicos.
La dificultad surge por dos vías. Por una parte, los soportes electrónicos son muy sensibles a factores como temperatura y polvo.
Por otra, la tecnología avanza tan rápido que nadie podría asegurar que dentro de 10 años haya equipos para acceder información contenida en los soportes actuales.
“En este momento no hay solución, ni aquí ni en ningún lado del mundo. Estamos estacionados desde hace más de 10 años en que la única alternativa es la migración. El problema es que cada vez que migra de soportes los costos son altísimos y se pierde información”, señaló Chacón.
A esas dificultades, la jerarca agrega la desorganización que caracteriza a muchas entidades.
“Muchas instituciones han sido indiferentes a la responsabilidad de organizar sus documentos y archivos en papel, ahora imagínese electrónicamente”, añadió.
Instituciones. El Archivo Nacional actualizó en el 2008 una directriz que obliga a las instituciones públicas a organizar información y planificar su conservación .
Entre las obligaciones está levantar las llamadas “tablas de plazos”, que determinan cuáles documentos se conservan y por cuánto tiempo. Además, deben reservar un espacio físico con temperatura y condiciones controladas para el almacenamiento de los soportes electrónicos.
De acuerdo con Alicia Avendaño, secretaria de Gobierno Digital, se trabaja en el tema institución por institución pues según el documento que generen se guardarán solo electrónicamente o también en papel.
Ahora estudian el caso de la Oficina de Leyes y Decretos del Ministerio de la Presidencia.
FOTOS
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Jeiner Fallas trabaja en la custodia de microfilmes y filmes en el Archivo Nacional. La sala tiene temperatura y humedad controlada, por lo que en el futuro servirá para guardar respaldos electrónicos. Eddy Rojas
Involucrados
Instituciones responsables
nombre: Óscar Solís Solís
cargo: Director Certificadores Firma Digital
“Las disposiciones físicas y de organización para mantener los documentos es responsabilidad de cada institución. La Dirección de Certificadores no incluye esa dentro de sus funciones”.
Deben tener claro qué guardar
nombre: Alicia Avendaño
Cargo: Secretaria gobierno digital
“Tenemos que tener claridad sobre cuál información es la que debe guardarse, si es información solo para la operación y que no se requiera guardar papeles, para evitar costos adicionales (...) Hay que ir institución por institución”.
Indiferencia institucional
nombre: Virginia chacón
cargo: Dir. Archivo Nacional
“Muchas instituciones han sido indiferentes a la responsabilidad de organizar sus documentos y archivos en papel, ahora imagínese electrónicamente. (...) si no organizan eso (la tecnología), no se va a solucionar nada”.
Directriz para instituciones
Algunas obligaciones
Entre otros deberes, los responsables en materia de gestión documental de cada institución deben establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar documentos.
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados.
Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.
Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%.
Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.
Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.
Fuente: Directriz Archivo Nacional, enero del 2008.
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