Encargado dibuja caos en unidad que custodia archivos debido a falta de preparación y de personal

Por: Gerardo Ruiz R. 17 marzo
La perdida de expedientes se produjo en la administración tributaria de San José Oeste, en barrio Don Bosco.
La perdida de expedientes se produjo en la administración tributaria de San José Oeste, en barrio Don Bosco.

San José

Un funcionario del Ministerio de Hacienda reveló que más de 7.000 expedientes de cobro judicial a contribuyentes morosos se encuentran extraviados, así como el desorden en que estos archivos son guardados.

Se trata de José Joaquín Porras, coordinador de la Unidad Administrativa del Departamento de Cobros Judiciales, ubicada en el edificio de la Administración Tributaria San José Oeste, en barrio don Bosco, en San José.

El 2 de diciembre del año pasado, la directora general de Hacienda, Priscilla Piedra, le solicitó a Porras un reporte sobre el inventario de los expedientes del Archivo Centralizado del Departamento de Cobros Judiciales.

El 9 de enero, en su respuesta, Porras reportó el extravío de 7.113 expedientes, junto al hecho de que otros 350 archivos no se habían incluido en el Sistema de Expedientes Digitales de Hacienda (SIED), que unifica toda la información de los deudores, aunque sí se conservaban en forma física.

Así consta en oficios suministrados por el propio Ministerio, los cuales fueron dados a conocer esta semana por Diario Extra.

Desorden. Todavía no se sabe a ciencia cierta cuántos expedientes están desaparecidos, pues la revisión del inventario fue parcial.

El 23 de febrero anterior, Porras envió un nuevo documento a la directora del departamento de Cobro Judicial de la División de Adeudos Estatales, Martha Monge Salazar, en el que detalló el desorden en que están los documentos a partir de los cuales Hacienda cobra deudas a los morosos, en los tribunales.

Le informó de que "toda esta situación de los expedientes y del personal, para su administración" no es nueva.

"Esto es de siempre, no se necesita tener mucho tiempo de estar aquí para darse cuenta. Sin embargo, me parece que no se ha informado con vehemencia, con claridad, ni con la magnitud del problema, para que se busque una solución integral y definitiva", lamentó.

El encargado aseguró que el archivo de expedientes en cobro judicial está a cargo de una persona que no tiene ni la experiencia, ni el conocimiento, ni la preparación académica para manejarlo, pese a que allí se resguardan, en promedio, 20.000 expedientes. A su vez, lamentó que el personal sea tan escaso, mientras que en el archivo de las oficinas centrales de Hacienda se dispone de al menos tres funcionarios para ordenar y cuidar los documentos.

"Por lo que pude observar y conversar, la cantidad de expedientes que se manejan ahí (en oficinas centrales) son muy pocos comparados con los más de 20.000, entre activos, arreglos de pago, pasivos, incobrabilidades, etcétera, que en su totalidad manejamos aquí, y cuyo movimiento diario es muy alto; y pude darme cuenta que ahí hay al menos tres funcionarios a cargo del mismo, mientras que aquí una sola persona, con las grandes limitaciones que indiqué, se destina al archivo", destacó Porras.

"Por lo que he visto se requiere mínimo dos personas y una (de ellas) con plenos conocimientos de archivística, así como centralizar todos los expedientes en un solo lugar, y no como están ahora que hay al menos cinco lugares que contienen expedientes, unos distantes de otros, dificultando cualquier control o supervisión sobre el mismo", denunció.

No terminarían ni en seis meses

Porras añadió que, además de no contar con la cantidad de personal necesario para realizar el conteo de los expedientes, la Dirección General de Hacienda le dio un tiempo limitado, que se hizo corto para determinar cuántos archivos se perdieron dada la cantidad de información por revisar.

"El inventario que se realizó solo abarcó precisamente ese archivo 'Activo Asignado y Sin Asignar', del quinto piso, por varias razones, principalmente por cuanto no teníamos personal para hacer más. También, el tiempo era muy poco para el gran volumen y, parte del personal que era asignado para colaborar, (en) los días que les correspondía presentarse al departamento, tenían vacaciones, permisos de estudio o licencias y no se presentaron todo el tiempo", escribió el funcionario.

"Por otro lado, si dedico el personal de la Unidad Administrativa a estas labores, debo cerrar la atención al público o si asigno a una sola persona de la Unidad Administrativa, además de desmejorar la atención diaria a los muchos deudores que asisten a realizar arreglos de pago, no terminaríamos ni en seis meses esa labor. Estas son algunas situaciones, entre otras, que imposibilitaron abarcar más", detalló.

Las quejas de Porras surgieron después de que, el 17 de febrero, recibió un correo en el que su superiora inmediata le cuestionaba la veracidad sobre el volumen de archivos extraviados.

Este jueves, La Nación tramitó una solicitud de entrevista con el viceministro de Ingresos de Hacienda, Fernando Rodríguez, para ampliar el tema. Sin embargo, a las 6 p. m., contestó que todavía permanecía en reuniones y que atendería a este medio hasta este viernes.

A punta de experiencia. Ante los reclamos, Porras sostuvo en su respuesta que Hacienda nunca lo supervisó ni le explicó los procedimientos, antes de encargarle el manejo de los archivos en cobro judicial.

"Actué a mi mejor entender con base en la experiencia y conocimiento adquirido a lo largo de mis años laborales, a pesar de solo contar con unos pocos días de haber asumido funciones y nunca haber tenido alguna relación con el departamento", se lee en su descargo.

A su favor, alegó que, pese a que se le asignaron funciones relacionadas con el departamento de Cobros Judiciales, solo se le otorgó control sobre el Activo de Expedientes Asignados y Sin Asignar, que está a cargo de la unidad que dirige y sobre el cual se hizo el inventario que arrojó como resultado el extravío de los más de 7.000 expedientes.

Por último, reconoció que, desde el momento en que llegó a laborar a esa dependencia de Hacienda, "no existía certeza de la cantidad de expedientes que había".