Desidia en el MEP lo deja sin 'software' para acelerar nombramientos de educadores

En hojas de cálculo de Excel, los directores de escuelas y colegios informan al MEP del número de maestros que necesitan para iniciar el curso lectivo. Las envían por correo electrónico a la Dirección de Recursos Humanos o van en persona a dejar los documentos a las oficinas centrales del Ministerio de Educación Pública, en San José.

Para automatizar ese proceso, el MEP firmó un contrato con una empresa, en setiembre 2013, por ¢306 millones, para crear un "software" con el compromiso de que la herramienta se entregaría en un año, a finales del 2014.

Sin embargo, el "software" no se terminó de implementar, el contrato con la empresa se anuló y se perdieron ¢420 millones a causa de incumplimientos del mismo Ministerio, dice un expediente sobre el proyecto informático Pitágoras –bautizado así en honor al filósofo y matemático griego–, del cual este medio tiene copia.

"En febrero del 2017 se abrió un proceso disciplinario contra tres funcionarios, por el manejo de la información documental, por los atrasos en la completación de las pruebas. Es importante recalcar que no se evidencia un acto de corrupción, pero sí fallas en el trabajo que se debía hacer, fallos en el proceso de ejecución", dijo Edwin Zamora, director de Planificación del MEP.

El Ministerio contrató a la empresa Grupo Asesor en Informática S. A. para desarrollar la herramienta que tuviera la información centralizada y que agilizara el proceso de asignación de docentes.

Lo anterior debido a que el MEP puede tomar 22 días hábiles, como mínimo, para resolver las solicitudes de personal enviadas por directores de cerca de 5.000 centros educativos; por ello, el proceso de nombramientos no solo es lento sino que ocasiona atrasos en el pago de los salarios a los designados.

"El sistema tenía como objetivo dotar al MEP de una plataforma que permita administrar de manera oportuna, transparente y ágil el recurso docente de todas las instituciones del país, permitiendo a los directores no hacerlo manualmente. El sistema permite gestionar los nombramientos que requieren los centros educativos", dijo Edwin Zamora, director de Planificación del MEP.

Cuatro prórrogas. El proyecto estaba a cargo de la Dirección de Planificación Institucional del MEP e iba a ser entregado en siete etapas. Para eso, la empresa y cinco unidades del Departamento de Gestión del Recurso Humano del Ministerio debían trabajar en conjunto.

Las dificultades para comenzar hicieron que el 28 de abril del 2014, la empresa solicitara al MEP una primera prórroga del contrato, para entregar la herramienta el 6 de marzo del 2015, debido a modificaciones realizadas al cronograma de trabajo por parte del Ministerio.

A finales del 2014, el contratista indicó que no iba a poder completar el compromiso de la prórroga. Alegó que no pudo iniciar la fase de pruebas de la herramienta por el "poco tiempo" destinado por los funcionarios del mismo MEP al proyecto y la ocupación de estos en el curso lectivo 2015. En ese momento, el MEP hizo 25 solicitudes de cambio al proyecto original.

Estas razones motivaron la petición de una segunda prórroga por parte del contratista para poder entregar la solución el 6 junio del 2015. Sin embargo, a junio de ese año, la fase de pruebas no se había iniciado, lo que obligó a la empresa a solicitar una tercera prórroga para entregar la herramienta a finales de noviembre del 2015.

"Se hace vital que se lleve a cabo otra extensión del tiempo del proyecto que tome en cuenta el tiempo en el cual el MEP no logró avanzar en las tareas que le correspondían y que han ocasionado que el cronograma se detuviera", se lee en el documento de solicitud de la tercera prórroga del Grupo Asesor en Informática S. A.

En noviembre del 2015 –dos años después de iniciado el contrato–, la empresa pidió una cuarta prórroga, hasta diciembre de ese año, alegando que el tiempo destinado por funcionarios del MEP al proyecto "fue insuficiente" y no se pudo completar la fase de pruebas.

"Se solicitó un conjunto de datos a la administración del proyecto por parte del MEP que, posteriormente, debían ser ingresados al sistema Pitágoras, todo esto antes de iniciar el proceso de pruebas o la puesta en producción del sistema. La firma solicitó la información desde febrero de 2015, pero la misma no llegó a manos de la empresa. Esto provocó que no se lograra tener datos actualizados de los centros educativos, lo que pudo provocar que las pruebas no se completaran como se esperaba, a pesar de que la empresa estuvo lista para recibir e ingresar esta información a los distintos ambientes de pruebas", indicó otro documento del Grupo Asesor en Informática S. A.

Mientras esto sucedía, la Dirección de Informática del MEP, pidió, en agosto del 2015, una modificación unilateral del contrato aduciendo que surgieron requerimientos que no se pudieron prever en el contrato original.

En setiembre del 2015, la ministra Sonia Marta Mora y Grupo Asesor en Informática S. A. suscribieron una adenda al contrato por un monto de ¢144 millones, a pesar de las inconsistencias y problemas que se habían presentado para desarrollar la herramienta.

Fue hasta febrero del 2016 que el MEP logró recibir y cancelar a la empresa las etapas 1,2,3, 4.

Anulación del contrato. Al percibir las dificultades que se estaban dando en la gestión del proyecto, en el MEP se creó, en mayo del 2016 –casi tres años después de iniciado el proceso–, una Comisión Ejecutiva integrada por altos jefes de la institución.

Entre ellos, estaban Marco Fallas, viceministro administrativo; Miguel Gutiérrez, viceministro de Planificación; Edwin Zamora, director de Planificación; Alberto Orozco , director de Informática y Yaxinia Díaz, directora de Recursos Humanos.

La Comisión solicitó el informe técnico del proyecto Pitágoras para tomar decisiones.

Mientras tanto, y a pesar de las dificultades que se habían presentado, en agosto del 2016, la Administración solicitó a la Contraloría General de la República (CGR) firmar un contrato adicional con la empresa. La CGR respondió que un contrato adicional "procede únicamente cuando ha sido debidamente ejecutado el contrato original".

La Comisión recibió, en octubre del 2016, el informe técnico del proyecto, el cual encontró varias inconsistencias. Entre ellas, la carencia de un expediente administrativo sobre el proceso de seguimiento del proyecto y la ausencia de la ejecución de pruebas de control de calidad de las etapas entregadas.

En el caso de las etapas 2, 3 y 4, no se encontró evidencia del criterio técnico utilizado por los funcionarios del MEP para recibirlas y las 5, 6 y 7 no se terminaron de entregar.

Además, la Dirección de Recursos Humanos y otros funcionarios del MEP señalaron que el alcance del "software" no satisface las necesidades requeridas y que, sin esos requerimientos, no se podía usar el nuevo sistema.

"No existen causas imputables al contratista, si no una serie de debilidades en la ejecución contractual por parte del MEP", concluyó el informe técnico que pidió la Comisión Ejecutiva a los encargados del proyecto.

El informe recomendó no invertir más recursos económicos ni tiempo en Pitágoras. Con base en ese análisis, el MEP firmó la anulación del contrato con Grupo Asesor en Informática S. A., por mutuo acuerdo, la cual se sustentó en motivos de interés público por "incertidumbre o incerteza tanto técnica como jurídica de una eventual afectación económica".

Acordaron renunciar al pago de indemnización por daños y perjuicios. Solamente se acordó cancelar la liquidación presentada por la empresa, que fueron ¢21 millones, En total, según Edwin Zamora, se le pagaron a la empresa ¢399 millones por el diseño e implementación del sistema y está pendiente el pago de los ¢21 millones.

Mientras tanto, los directores de centros educativos seguirán usando documentos de Excel para gestionar el personal ante el MEP.

La Nación conversó con el representante de Grupo Asesor en Informática S. A., pero no quiso detallar sobre el tema.