EscucharA finales de los años 80, una pequeña empresa llamada Forethought Inc. desarrolló una aplicación llamada “Presenter” para hacer presentaciones audiovisuales en computadoras Macintosh. Poco tiempo después rebautizaron la aplicación “PowerPoint” y pronto la empresa fue adquirida por Microsoft.
Pasar de filminas hechas a mano, a presentaciones preparadas con aplicaciones como PowerPoint, significó una gran diferencia a la cantidad y calidad de las presentaciones que hacíamos hace 20 años. Hoy en día, sin embargo, hemos abusado las ayudas audiovisuales hasta convertirlas en obstáculos audiovisuales.
En cualquier organización de moderado tamaño se preparan diariamente cientos de presentaciones, el problema principal, parece ser la equivalencia que hace la gente entre “preparar” una presentación y elaborar un conjunto de filminas PowerPoint (en promedio una por minuto de la duración proyectada de la presentación). Todos los conferencistas sabemos (tal vez sabíamos, y se nos olvidó) que preparar una presentación no tiene nada que ver con la elaboración de las ayudas audiovisuales. Las ayudas se elaboran una vez preparada la presentación.
La disponibilidad de herramientas tan poderosas como PowerPoint, sin duda, ha aumentado la cantidad de gente que se anima a dar una presentación, eso es bueno. Pero también ha aumentado la cantidad de gente que no pone atención a la presentación, ya que consideran que con solo tener acceso al archivo de las ayudas audiovisuales, tendrán acceso al conocimiento transmitido en la presentación, eso no es bueno y no es (o debería ser) cierto.
Desperdicio. Las ayudas audiovisuales, como su nombre lo indica, son para ayudar al conferencista, no para sustituirlo. Un presentador que lee la presentación de la pantalla, es un desperdicio de tiempo y espacio. Ciertamente ha habido presentaciones maravillosas en las que las ayudas audiovisuales han contribuido a mejorar la experiencia de la audiencia y la calidad de la transmisión de información y conocimiento: una de esas es la primera presentación que hizo Al Gore acerca del cambio climático. Otro buen ejemplo son las conferencias cortas que caracterizan a TED.
Cuando las herramientas tecnológicas se usan para mejorar conferencias, notamos un casi nulo contenido de texto en las filminas. Esto es obvio, las pantallas con texto obligan a la audiencia a leer, y durante los 4 o 10 segundos que dure leyendo, no está poniendo atención. Ahora bien, si la información que se quiere transmitir se transmite mejor en texto escrito, entonces la conferencia es innecesaria y redundante.
Pero la realidad hoy en día es que, una y otra vez, hacemos presentaciones con un buen proyector y una gran pantalla y la llenamos de texto (o peor aún, números). Una pantalla llena de texto y números es bastante más difícil de leer y digerir que una hoja de papel con la misma información. Una presentación de 30 minutos con, digamos, 20 filminas repletas de textos y números, es un somnífero poderoso – el único antídoto es no poner atención –, lo cual derrota totalmente el propósito.
En el Club de Investigación Tecnológica tenemos 22 años de estar ofreciendo conferencias a nuestros afiliados. Desde hace unos 18 años utilizamos siempre proyectores y pantallas. La tecnología, en ocasiones deslumbra, entretiene y hasta divierte –lo cual indudablemente distrae la atención del tema que estamos presentando–. Por todo lo anterior, desde hace varios meses estamos preocupados por determinar cuál es la mejor manera de aprovechar la tecnología disponible, para producir ayudas y no obstáculos audiovisuales, que resulten en excelentes presentaciones.
Definir estándares para las ayudas audiovisuales, parece ser la solución, pero hemos descubierto que los mejores estándares para una organización, no lo son necesariamente para otras. Esto es un trabajo cuidadoso, mas no extenso, que debe realizar cada organización, empezando con una presentación acerca de cómo realizar presentaciones.
