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Legalización de libros

Actualizado el 11 de febrero de 2013 a las 12:00 am

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En la columna anterior indicamos que en el Diario Oficial La Gaceta (alcance digital) del 17 de enero del 2013, se publicó el Reglamento para la Legalización de Libros de Sociedades Mercantiles.

Algunas dudas surgidas en los primeros días de aplicación de esa normativa, motivaron que la Junta Administrativa del Registro Nacional emitiese un nuevo Acuerdo (N.º J019 de la sesión ordinaria 02-2013, celebrada el día 24 de enero del 2013), en el sentido de reformar los artículos 10, 11, 13 y 14 del Reglamento, apenas a una semana de su vigencia.

De esta manera, la Dirección General emitió la circular N.º DGRN-0002-2013, informando a los usuarios del Registro Nacional y al público en general de los cambios operados.

Por el corto plazo transcurrido entre la publicación del Reglamento y su reforma, conviene aclarar este tema.

Una de las modificaciones más importantes se refiere a la solicitud de legalización de libros de las sociedades que hayan sido inscritas con anterioridad a la vigencia del Reglamento.

En la redacción original del artículo 10 de este reglamento, se establecía la posibilidad de hacerlo en forma escrita, pero a través de la presentación de un testimonio de escritura pública, lo que implicaba un importante gasto adicional para los interesados que al parecer tenían que comparecer ante una notaría para poder suscribir una escritura pública conteniendo dicha solicitud.

Con la nueva redacción, esa gestión se puede realizar en papel simple, debidamente autenticada y sellada, con boleta de seguridad del respectivo notario.

Otro aspecto importante es que, según la redacción original del artículo 11 del Reglamento, en caso de que los libros legalizados por la sociedad hayan sido concluidos, debía consignarse, por parte del personero obligado a la custodia de los mismos, una razón de cierre en el último folio de los libros físicos.

La nueva redacción del Reglamento elimina esa razón de cierre y mantiene la necesidad de realizar una solicitud de asignación de número de legalización y consignar en los nuevos libros el número que le sea asignado por el Registro Nacional.

La necesidad de una razón de cierre también se elimina en el caso de cambio de denominación social, al reformarse el artículo 13 de la normativa en comentario.

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